A Matriz de Eisenhower é um dos métodos mais conhecidos de priorização que classifica as tarefas por urgência e importância. 

Muita gente pensa nela como uma estratégia para ser mais produtivo(a), mas na prática essa abordagem pode não funcionar tão bem no dia a dia. 

Neste artigo, vou te mostrar os principais problemas da Matriz de Eisenhower e apresentar uma solução mais eficaz para gerenciar suas tarefas e aumentar sua produtividade.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower foi inspirada por uma frase do ex-presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, e difundida por Stephen Covey.

“Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.”

Com base nisso, a matriz divide as tarefas em quatro dimensões (quadrantes), com uma sugestão de atitude para cada:

1. Urgente e Importante: faça agora
2. Importante, mas Não Urgente: faça quando puder
3. Urgente, mas Não Importante: delegue
4. Nem Urgente, Nem Importante: considere eliminar

A teoria parece simples, mas o problema surge quando tentamos aplicá-la à vida real.

Por que não funciona para todos?

Eu já tentei usar por um tempo, com um Canvas que criei para o Flex Planner. Depois de um tempo, percebi que eu ficava muito tempo tentando classificar corretamente, o que me fez questionar sua utilidade. Veja abaixo alguns dos motivos para não usar esse método:

❌ O que significa “não importante” e “não urgente?”

Essa definição causa muitas dúvidas porque tudo é importante em algum nível e pode virar urgente em algum momento. Ao tentar encaixar em algum quadrante, a indecisão pode te paralisar porque você não quer tomar uma decisão errada sobre o que fazer com a tarefa.

❌ Quando você não tem pessoas a quem delegar

Nem todo mundo tem uma equipe no trabalho ou uma pessoa em casa para quem delegar. Muitas vezes o trabalho “importante ou não urgente” vai ter que ser feito por você mesmo. Em vez de apenas alocar essas demandas num quadrante à parte, você precisa definir um bloco de rotina para aquilo não ser esquecido. Isso garante que você sempre tenha tempo para executar ou planejar quando vai fazer esse tipo de tarefa.

❌ Quando a vida pessoal fica com baixa prioridade

Pense numa consulta médica que você deveria marcar para resolver um pequeno problema de saúde. A tarefa está lá na sua lista, mas nunca parece mais urgente e mais importante que as tarefas do seu trabalho, por exemplo. Ou se você tem filhos e pessoas sob seus cuidados, pode acabar colocando eles em primeiro plano. Então a tarefa fica lá no final da lista. Até que o seu problema de saúde fica mais grave e você descobre que poderia ter resolvido de forma mais rápida caso tivesse ido ao médico antes.

Se você vive buscando o equilíbrio entre vida pessoal e vida profissional, vale ler o  livro A Única Coisa (capítulo 8):

A vida acontece nos extremos, mas não podemos nos afastar a ponto de não encontrar o caminho de volta, nem ficar longe por tanto tempo a ponto de não restar nada esperando quando você retornar. Imagine que a vida é um jogo de malabarismo, onde o trabalho é uma bola de borracha. Se você a larga, ela quica de volta. As outras bolas de família, saúde, amigos e integridade são feitas de vidro. Se largar uma delas, pode arranhar, lascar, ou talvez está se despedaçar, sem chance de conserto.

❌ O que persiste na nossa mente é justamente o não importante e não urgente.

Quando você vai fazer a lista de tarefas do dia (o famoso Brain Dump), você pode acabar não escrevendo coisas simples como “Preciso ver se o remédio está acabando para comprar na farmácia” ou “Quero ver o podcast que saiu ontem” ou “Estou com saudades do meu amigo, quero mandar um Oi pra ele”. 

De forma inconsciente, você pode pensar “Se não são importantes e nem urgentes, porque me dar o trabalho de anotar? Tenho prioridades maiores”. Mas são justamente as coisas que vão ficar voltando na sua mente. 

Ao começar o dia ou a semana, além de se perguntar “O que eu tenho que fazer hoje?“, pense também “O que está na minha mente hoje?“. Essa lista serve para esvaziar sua cabeça e se concentrar no que precisa realmente ser feito aquele dia. Só de escrever em algum lugar, isso já avisa ao cérebro que você vai voltar a pensar naquilo mais tarde. 

❌ A matriz não considera seu nível de energia

A matriz assume que todas as tarefas podem ser feitas igualmente, independentemente do seu estado físico e mental. Mas sua energia varia ao longo do dia (mulheres inclusive ao longo do mês) e uma tarefa difícil pode ser impossível de executar se você estiver exausto, mesmo que seja urgente e importante. 

❌ É uma lista sem contexto de localização

Se você está no trabalho, não adianta ver tarefas que precisa fazer quando chegar em casa. E da mesma forma, não adianta você ver o que tem que ser feito no computador, se você está na rua apenas com o celular em mãos.

❌ É uma lista que exige diferentes estados mentais

Além do local onde você está, as tarefas também exigem diferentes “modos de pensar” de acordo com suas características. Tarefas de criação exigem uma parte do seu cérebro que é diferente de tarefas de análise crítica. Uma lista com filtro de tipo de ação permite que você faça coisas semelhantes de acordo com o modelo mental que exigem. 

❌ Não resolve o excesso de demandas

Se o seu dia a dia é cheio de tarefas urgentes, a matriz não ajuda a evitar esse ciclo. Ela apenas classifica as tarefas, mas não ensina como reduzir o volume de urgências e criar um fluxo de trabalho mais sustentável.

Uma forma mais completa de priorizar demandas

Em vez de se perder tentando encaixar tudo em uma matriz, pergunte-se:

✔ Qual o impacto dessa tarefa nos meus objetivos? – Nem tudo que é urgente realmente traz resultados significativos.
✔ Quanto tempo e energia eu realmente tenho agora? – Algumas tarefas precisam do seu melhor nível de concentração. Outras podem ser feitas quando você está com energia baixa.
✔ O que posso eliminar ou automatizar? – Muitas tarefas podem ser simplificadas ou removidas do seu fluxo de trabalho.

Como o Sistema de Produtividade Ideal resolve esse problema

Existe um método que leva em consideração:

🔹 Se as tarefas tem ligação direta com algum dos seus objetivos já traçados.
🔹 Seu nível de energia, ajudando a encaixar tarefas no momento certo do dia.
🔹 Contexto, permitindo que você agrupe tarefas semelhantes para otimizar seu tempo.
🔹 Automação de rotinas e hábitos, para liberar sua memória do que é recorrente.

Dessa forma, você não perde tempo tentando encaixar suas tarefas em categorias fixas e pode focar no que realmente importa: executar com eficiência e ser mais produtivo(a).

Qual a melhor solução?

A Matriz de Eisenhower pode ser útil para algumas situações, como em uma sessão de brainstorm com sua equipe de trabalho. 

Mas no dia a dia, as tarefas podem ser classificadas de forma mais dinâmica, garantindo que tudo vai ser processado no seu devido tempo. 

Experimente um sistema mais flexível, que se adapta ao seu ritmo e te ajuda a manter o foco nas ações que realmente geram resultados.

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